Ділове листування, як бізнес-процес

Ділове листування — це процес бізнес- та службової комунікації за допомогою пошти. І для того, щоб така комунікація була ефективною та приємною, уникайте цих помилок. Цікава інформація від студентів Факультету готельно-ресторанного і туристичного бізнесу.

Помилка №1. Не надавати значення темі листа

Тема листа в діловому листуванні — це ваш перший контакт з людиною. Від того, наскільки зрозумілою вона буде, залежить те, наскільки швидко вам дадуть відповідь і чи дадуть взагалі. Тема листа повинна відображати основну мету, ідею ділового листування. Ідеальний розмір — 5 слів, максимум — 7.

Помилка №2. Писати без структури

Структура в листі — це можливість виділити в ньому головні думки, розставити акценти. Якщо її немає, то одержувачу доводиться розділяти текст на частини самому, тобто витрачати на це зайвий час.

Помилка №3. Використовувати канцеляризми

Щоб ваша ділова переписка викликала доброзичливий настрій і бажання відповісти, забудьте про мовні штампи, пасивні конструкції, заміну дієслова на іменник та заміну іменника на прийменник. Слід уникати також скорочень слів.

Помилка №4. Лист як потік думок

У діловому листуванні важлива логіка, а саме логічна послідовність думок. Коли її немає, легко втратити сенс комунікації і в підсумку нічого не вирішити.

Помилка №5. Використовувати подразники

Є категорія людей, на листи яких відповідати не хочеться. Зазвичай вони використовують такі прийоми як фамільярність, CAPS LOCK, псевдоввічливість, наказовий тон.