Як правильно писати діловий лист?

Діловий лист є незамінним документом для ділових відносин. Ця порада допоможе вам написати ефективний діловий лист потенційним або існуючим бізнес-партнерам.

Діловий лист повинен бути написаний чітко і лаконічно. Нехай ваше повідомлення буде коротким і по суті. Тема листа має бути короткою та ефективно передавати зміст листа. Уникайте великих преамбул і сентиментів. Швидко формулюйте задачі на відповідність першими рядками відповідною термінологією.

Пишучи листа, уникайте вживання виразів, які не є загальноприйнятими. Не прийнято використовувати корпоративну лексику та сленг. Уникайте «сміттєвої» мови. Також недоречне вживання зайвих прикметників, які не стосуються ділового стилю.

Листування з партнерами ведеться у формі «питання-відповідь». У цьому випадку слід дотримуватися схожого стилю звернення. Для кожного запитання дайте відповідь на запитання під ним, але іншим кольором чи шрифтом. Не надсилайте відповідь новим листом.

Дещо про вкладення. Сфокусуйте увагу саме на них. Надсилайте файли для редагування у відповідному форматі: .doc або .xls. Використовуйте формат презентаційних документів або тих, що не потребують редагування, а саме .pdf.

Давайте відповідь найближчим часом. Професійно одразу ж давати відповідь на діловий лист. Якщо для відповіді знадобиться більше часу, напишіть адресату, що ви отримали його лист, і коли від вас можна очікувати детальну відповідь.

Нагадуйте про себе. Якщо ви написали три листи і не отримали відповіді, вважається коректним нагадати про себе у месенджерах зв’язку або по телефону. При терміновому питанні нагадуйте про себе двічі-тричі на день. Якщо питання не потребує негайного вирішення, нагадуйте про себе раз на три дні.