Як скласти продуктивний діловий лист?

Діловий лист – незамінний документ робочих відношень. Ці поради допоможуть написати результативний діловий лист до потенційних або вже діючих бізнес-партнерів.

Діловий лист має бути наданий чітко і зрозуміло. Створіть свій меседж у лаконічній коректній формі. Заголовок має бути коротким та ефектним, обов’язково розкривати зміст листа. Уникайте великих преамбул та емоцій. У перших рядках сформулюйте нагальне питання з дотриманням відповідної термінології.

Не вживайте у написанні листа фрази та терміни, які не є загальноприйнятими. Не прийнято користуватися корпоративною лексикою та сленгом. Уникайте словесного «сміття». Також недоречно вживати зайві прикметники, не причетні до ділового стилю.

Якщо листування з партнерами здійснюється у формі «запитання – відповідь». В такому випадку треба дотримуватись аналогічного стилю з адресатом. Відповідайте на кожне запитання відправника одразу під його запитанням, але іншим кольором або шрифтом. Не надсилайте відповідь новим листом.

Дещо про вкладення. Приділіть ретельну увагу вкладенням. Файли для редагування надсилайте у відповідних форматах: .doc чи .xls. Для презентаційних документів або для тих, які не потребують змін, використовуйте формат .pdf.

Відповідайте без затримок. Професійно одразу ж давати відповідь на діловий лист. Коли це потребує більше часу на відповідь, обов’язково відпишіться адресату, що ви отримали його лист, і коли від вас можна чекати на детальну відповідь.

Нагадуйте про себе. Якщо ви написали вже три листи, а відповіді не одержали, вважається коректним нагадати про себе у меседжерах зв’язку або по телефону. При терміновому питанні нагадуйте про себе двічі-тричі на день. Якщо питання не потребує негайного вирішення, нагадуйте про себе раз на три дні.